Überstunden nicht bezahlt: Ihre Rechte als Arbeitnehmer auf Vergütung

Sie arbeiten regelmäßig länger, springen bei Personalmangel ein und bleiben abends sitzen, bis die Arbeit erledigt ist. Am Monatsende steht davon nichts auf der Abrechnung. Auf Nachfrage heißt es: „Das ist mit dem Gehalt abgegolten.“

Viele Arbeitnehmer geben an dieser Stelle auf. Das ist in vielen Fällen ein Fehler.

Denn pauschale Abgeltungsklauseln sind häufig unwirksam. Und wer seine Mehrarbeit sauber dokumentiert, hat oft bessere Chancen, als er selbst vermutet.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wann Ihnen eine Vergütung für Überstunden zusteht, welche Klauseln im Arbeitsvertrag Sie nicht hinnehmen müssen, wie Sie Ihre Ansprüche nachweisen und welche Fristen Sie unbedingt beachten sollten.

Was sind Überstunden im arbeitsrechtlichen Sinn?

Überstunden liegen grundsätzlich vor, wenn Sie über die vertraglich vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit hinaus arbeiten.

Maßgeblich ist also Ihre individuelle Arbeitszeit aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung – nicht die Höchstgrenze des Arbeitszeitgesetzes. Allerdings können besondere vertragliche oder tarifvertragliche Regelungen bestimmen, wann zusätzliche Arbeitsstunden als vergütungspflichtige Überstunden gelten.

Ein Beispiel: Ist im Vertrag eine 38-Stunden-Woche vereinbart und arbeiten Sie regelmäßig 43 Stunden, leisten Sie grundsätzlich fünf zusätzliche Arbeitsstunden pro Woche. Dass das Arbeitszeitgesetz im Durchschnitt bis zu 48 Wochenstunden zulässt, ändert daran nichts.

Wichtig zu wissen: Auch Teilzeitkräfte leisten zusätzliche Arbeitsstunden, sobald sie über ihre vereinbarte Stundenzahl hinaus arbeiten. Ob und wann hierfür eine gesonderte Vergütung oder Überstundenzuschläge geschuldet sind, richtet sich nach den maßgeblichen Regelungen.

Besonders wichtig für Teilzeitbeschäftigte: Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 5. Dezember 2024 (Az. 8 AZR 370/20) entschieden, dass tarifvertragliche Regelungen Teilzeitbeschäftigte bei Überstundenzuschlägen grundsätzlich nicht dadurch benachteiligen dürfen, dass Zuschläge erst nach Überschreiten der regelmäßigen Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten gewährt werden. Eine unterschiedliche Behandlung bedarf einer sachlichen Rechtfertigung.

Müssen Überstunden bezahlt werden?

Einen allgemeinen Grundsatz „jede Mehrstunde bringt Geld“ gibt es nicht. Es braucht eine Anspruchsgrundlage. Diese ergibt sich in der Praxis aus:

• dem Arbeitsvertrag
• einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung
• einer betrieblichen Übung
• § 612 Abs. 1 BGB, wenn keine ausdrückliche Vergütungsvereinbarung besteht und eine Vergütung nach den Umständen zu erwarten ist

§ 612 BGB ist ein wichtiger Auffangtatbestand. Danach gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Leistung den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten ist.

Für viele Arbeitsverhältnisse ist das der Fall. Wer in einem gewöhnlichen Angestelltenverhältnis auf Veranlassung seines Arbeitgebers Mehrarbeit leistet, kann häufig eine entsprechende Vergütung erwarten.

Anders kann es bei sogenannten Diensten höherer Art und bei sehr hohen Gehältern liegen. Insbesondere bei Arbeitnehmern mit herausgehobener Stellung und einem Entgelt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung kann eine gesonderte Vergütungserwartung fehlen. Entscheidend sind jedoch immer die Umstände des Einzelfalls.

Ein gesetzlicher Überstundenzuschlag existiert grundsätzlich nicht. Besteht ein Vergütungsanspruch, wird regelmäßig der normale Stundensatz geschuldet, sofern Vertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung keine Zuschläge vorsehen.

Wann sind Überstunden dem Arbeitgeber zuzurechnen?

Das ist in der Praxis der zweite entscheidende Punkt. Für einen Vergütungsanspruch müssen die Überstunden dem Arbeitgeber zuzurechnen sein. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Arbeitgeber die Überstunden

• angeordnet,
• gebilligt,
• geduldet oder
• wenn sie zur Erledigung der übertragenen Arbeit notwendig waren.

Angeordnete Überstunden sind vergleichsweise einfach nachzuweisen. Schwieriger wird es bei der Duldung: Hier kommt es darauf an, dass der Arbeitgeber von der Mehrarbeit wusste und sie über einen gewissen Zeitraum hingenommen hat, ohne einzuschreiten.

Wer dagegen aus eigenem Antrieb länger bleibt, ohne dass es der Arbeitsanfall erfordert oder der Arbeitgeber die Mehrarbeit veranlasst hat, hat regelmäßig keinen Anspruch auf zusätzliche Vergütung.

Praxistipp: Wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen ein Arbeitspensum überträgt, das innerhalb der regulären Arbeitszeit objektiv nicht zu bewältigen ist, kann dies für eine arbeitgeberseitige Veranlassung sprechen – auch ohne ausdrückliche Überstundenanordnung.

„Mit dem Gehalt abgegolten“ – wann ist die Klausel unwirksam?

Kaum eine Formulierung sorgt für mehr Streit als diese:

„Mit der vereinbarten Vergütung sind alle Überstunden abgegolten.“

Solche formularmäßigen Pauschalklauseln sind nach der Rechtsprechung regelmäßig intransparent und damit unwirksam (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB).

Der Grund: Sie können bei Vertragsschluss nicht erkennen, wie viel Mehrarbeit Sie ohne zusätzliche Bezahlung erbringen sollen.

Das Bundesarbeitsgericht hat dies bereits mit Urteil vom 1. September 2010 (Az. 5 AZR 517/09) klargestellt.

Ist die Klausel unwirksam, kommt ein Vergütungsanspruch nach § 612 Abs. 1 BGB in Betracht. Voraussetzung ist insbesondere, dass die geleisteten Überstunden nach den Umständen nur gegen eine Vergütung zu erwarten waren und dem Arbeitgeber zuzurechnen sind.

Wirksam sein können dagegen klar begrenzte Regelungen, etwa:

„Bis zu zehn Überstunden im Monat sind mit dem Gehalt abgegolten.“

Aber auch eine solche Klausel muss einer rechtlichen Inhaltskontrolle standhalten. Ob sie wirksam ist, hängt insbesondere vom konkreten Vertragsinhalt und den Umständen des Arbeitsverhältnisses ab.

Soweit eine solche Regelung wirksam ist, sind darüber hinausgehende vergütungspflichtige Überstunden grundsätzlich zusätzlich zu vergüten oder nach den maßgeblichen Vereinbarungen durch Freizeit auszugleichen.

Wichtig: Selbst wenn geleistete Überstunden gegen die Höchstgrenzen des Arbeitszeitgesetzes verstoßen, entfällt ein bestehender Vergütungsanspruch dadurch nicht.

Auszahlung oder Freizeitausgleich?

Ob Sie Ihre Überstunden auszahlen lassen können oder durch Freizeit ausgleichen müssen, richtet sich in erster Linie nach den arbeitsvertraglichen, tarifvertraglichen oder betrieblichen Regelungen.

Sieht der Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung wirksam einen Freizeitausgleich vor, kann dieser gegenüber einer Auszahlung Vorrang haben.

Fehlt eine entsprechende Regelung, besteht bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen regelmäßig ein Anspruch auf Vergütung.

Besondere Bedeutung hat das am Ende des Arbeitsverhältnisses: Ein bestehendes Arbeitszeitguthaben, das nicht mehr durch Freizeit ausgeglichen werden kann, kann auszuzahlen sein. Allerdings sind auch hier die konkreten Vereinbarungen und die Entstehung des Guthabens zu berücksichtigen.

Auch bei einer Freistellung während der Kündigungsfrist ist genau zu prüfen, ob damit tatsächlich Überstunden abgegolten werden. Eine Freistellung führt nicht automatisch dazu, dass sämtliche Überstundenansprüche erlöschen.

Der entscheidende Punkt: Darlegungs- und Beweislast

Die meisten Überstundenprozesse scheitern nicht an der grundsätzlichen Möglichkeit eines Vergütungsanspruchs, sondern am Nachweis der entscheidenden Voraussetzungen.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts müssen Sie als Arbeitnehmer konkret vortragen,

• an welchen Tagen,
• von wann bis wann

Sie gearbeitet oder sich auf Weisung des Arbeitgebers zur Arbeit bereitgehalten haben.

Zusätzlich müssen Sie darlegen, dass der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat oder dass diese zur Erledigung der übertragenen Arbeit notwendig waren.

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 4. Mai 2022 (Az. 5 AZR 359/21) klargestellt, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung an dieser Darlegungs- und Beweislast grundsätzlich nichts ändert. Zwischen der arbeitsschutzrechtlichen Erfassung der Arbeitszeit und dem Anspruch auf Überstundenvergütung ist zu unterscheiden.

Für Sie bedeutet das ganz praktisch:

• Führen Sie täglich eigene Aufzeichnungen mit Datum, Beginn, Ende und Pausen.
• Sichern Sie rechtmäßig zugängliche Belege wie Zeiterfassungsauszüge, Dienstpläne, E-Mails mit Zeitstempel und Schichtübersichten.
• Notieren Sie, wer die Mehrarbeit veranlasst hat und warum sie erforderlich war.
• Bewahren Sie Ihre eigenen Arbeitszeitaufzeichnungen sorgfältig auf. Achten Sie dabei darauf, keine vertraulichen betrieblichen Unterlagen oder personenbezogenen Daten unbefugt zu kopieren oder weiterzugeben.

Je lückenloser Ihre Aufzeichnungen sind, desto besser lässt sich Ihr Anspruch begründen.

Hat der Arbeitnehmer die geleisteten Arbeitsstunden ausreichend dargelegt, muss der Arbeitgeber im Rahmen der abgestuften Darlegungslast konkret darauf erwidern. Die Darlegungs- und Beweislast für die arbeitgeberseitige Veranlassung der Überstunden bleibt jedoch grundsätzlich beim Arbeitnehmer.

Achtung Ausschlussfristen: Ihre Ansprüche verfallen schneller als gedacht

Hier passieren häufig die teuersten Fehler.

Die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist beträgt zwar drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten jedoch Ausschlussfristen, die deutlich kürzer sind – typischerweise drei Monate ab Fälligkeit.

Wird eine wirksam vereinbarte Ausschlussfrist versäumt, kann der Vergütungsanspruch verfallen. Ob die Ausschlussklausel wirksam ist und welche Ansprüche sie erfasst, muss allerdings im Einzelfall geprüft werden.

Nicht jede Ausschlussklausel ist rechtlich wirksam. Insbesondere können unangemessene oder intransparente Regelungen unwirksam sein. Zudem bestehen für bestimmte Ansprüche, etwa auf den gesetzlichen Mindestlohn, besondere gesetzliche Schutzvorschriften.

Häufig sind zweistufige Ausschlussfristen vorgesehen: Zunächst muss der Anspruch innerhalb einer bestimmten Frist gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden. Anschließend kann eine weitere Frist für die gerichtliche Durchsetzung laufen.

Dabei ist auch auf die vorgeschriebene Form zu achten. Für bestimmte neuere formularmäßige Arbeitsvertragsklauseln darf grundsätzlich keine strengere Form als die Textform verlangt werden. Tarifvertragliche Regelungen sind gesondert zu prüfen.

Deshalb gilt: Warten Sie nicht ab, bis das Arbeitsverhältnis endet. Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag frühzeitig auf Ausschlussfristen und lassen Sie bestehende Ansprüche rechtzeitig geltend machen.

So gehen Sie vor, wenn Ihr Arbeitgeber nicht zahlt

1. Vertrag prüfen

Welche Arbeitszeit ist vereinbart? Gibt es eine Abgeltungsklausel? Welche Ausschlussfristen gelten? Bestehen tarifvertragliche oder betriebliche Regelungen?

2. Ansprüche beziffern

Stellen Sie die Überstunden tagesgenau zusammen und berechnen Sie den Betrag auf Basis des maßgeblichen Stundensatzes. Prüfen Sie dabei auch, ob bereits ein Freizeitausgleich erfolgt ist oder Stunden auf einem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben wurden.

3. Ansprüche rechtzeitig geltend machen

Fordern Sie den Arbeitgeber innerhalb etwaiger Ausschlussfristen in der jeweils erforderlichen Form zur Zahlung auf. Die Aufforderung sollte den Zeitraum, die geltend gemachten Stunden und die Höhe des Anspruchs möglichst konkret benennen.

Eine bloße mündliche Nachfrage genügt zur Wahrung vertraglicher Ausschlussfristen häufig nicht.

4. Anwaltliche Unterstützung einholen

Spätestens wenn der Arbeitgeber die Zahlung ablehnt oder auf Ihre Forderung nicht reagiert, sollten Sie Ihre Ansprüche anwaltlich prüfen lassen. Das gilt insbesondere dann, wenn Ausschlussfristen laufen oder die geleisteten Überstunden bestritten werden.

5. Klage vor dem Arbeitsgericht

Bleibt die Zahlung aus, kommt eine Zahlungsklage vor dem Arbeitsgericht in Betracht.

Wichtig: In der ersten Instanz vor dem Arbeitsgericht trägt jede Partei ihre eigenen Anwaltskosten grundsätzlich selbst, unabhängig vom Ausgang des Verfahrens (§ 12a ArbGG).

Eine Rechtsschutzversicherung kann diese Kosten übernehmen, sofern entsprechender Versicherungsschutz besteht und eine Deckungszusage erteilt wird.

Fazit

• Überstunden können vergütungspflichtig sein, wenn die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind und keine wirksame abweichende Regelung besteht.
• Eine wichtige gesetzliche Anspruchsgrundlage ist § 612 Abs. 1 BGB.
• Pauschale Abgeltungsklauseln sind häufig unwirksam. Klar begrenzte Klauseln können dagegen wirksam sein.
• Entscheidend ist, dass die Mehrarbeit dem Arbeitgeber zuzurechnen ist.
• Der größte Stolperstein ist die Darlegungs- und Beweislast – dokumentieren Sie Ihre Arbeitszeiten möglichst lückenlos.
• Ausschlussfristen von häufig nur drei Monaten können Ansprüche schnell verfallen lassen.
• Auch Teilzeitbeschäftigte dürfen bei der Überstundenvergütung und bei Überstundenzuschlägen nicht ohne sachlichen Grund benachteiligt werden.
• Eine frühzeitige rechtliche Prüfung kann helfen, bestehende Ansprüche zu sichern und rechtzeitig durchzusetzen.

FAQ: Überstunden nicht bezahlt

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